10.9 C
Ukmerge
2024 / 03 / 29

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Skaitomiausi

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

- Reklama -

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

- Reklama -

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img
spot_img

Pareigūnai kontroliuos vairuotojų blaivumą ir užtikrins viešąją tvarką

Prevencinės eismo dalyvių kontrolės priemones kovo pabaigoje ir balandžio pradžioje, per ilgąjį šv. Velykų savaitgalį, bus vykdomos valstybinės ir vietinės reikšmės keliuose, policijos pareigūnai dirbs viešuoju, neviešuoju ar mišriuoju patruliavimo būdu. Bus skirta tiek...

Byloje dėl neteisėto disponavimo dideliu kiekiu šaudmenų kariškiams skirtos baudos

Klaipėdos apygardos teismas neviešuose teismo posėdžiuose išnagrinėjo baudžiamąją bylą, kurioje kaltinimai neteisėtai įgijus, gabenus ir realizavus didelį kiekį šaudmenų pareikšti penkiems asmenims, trys iš jų kariškiai, vienas Krašto apsaugos savanoris ir dar vienas, su...

Etnologė G. Kadžytė apie Velykų šventimo tradicijas: „Tai toli gražu ne tik kiaušinių ridenimas“

Artėja viena iš didžiausių metų švenčių, kai tiek vaikų, tiek suaugusiųjų laukia smagus užsiėmimas – kiaušinių marginimas. Susėdę prie Velykų stalo daužiame margučius, lyginame, kuris stipresnis, o po iškilmingų pusryčių vaikai veržiasi juos ridenti....

FNTT: kratos Darbo partijos būstinėje atliktos tiriant galimą 500 tūkst. eurų pasisavinimą

Aiškėja daugiau detalių dėl Darbo partijos būstinėje vykusių kratų – Finansinių tyrimų tarnyba (FNTT) praneša atliekanti ikiteisminį tyrimą dėl galimo apgaulingo svetimo turto pasisavinimo ir dokumentų klastojimo. Pasak tarnybos, tiriamos aplinkybės dėl daugiau kaip...

Paspirtukininkams privaloma turėti draudimą ir būtinus dokumentus

Praėjusių metų gruodį Seime priimtas sprendimas koreguoti kelių eismo taisykles ir privalomojo civilinės atsakomybės draudimo įstatymą. Pokyčiai įsigaliojo nuo metų pradžios. Pagal šiuos pakeitimus bus aiškiau ir griežčiau reglamentuojamas paspirtukų bei kitų mikrojudumo priemonių...

ORAI: Velykų orai nustebins 23 laipsnių šiluma

Šiandien vietomis trumpas, nedidelis lietus. Vėjas pietvakarių, 9–14 m/s, kai kur gūsiai 15–17 m/s. Aukščiausia temperatūra 10–15 laipsnių šilumos. Šeštadienio naktį vietomis nedidelis lietus, dieną žymesnio lietaus nenumatoma. Vėjas naktį pietinių, dieną besikeičiančios krypties, 5–10...

Kovo 29-oji: vardadieniai, astrologija, dienos INFO

Kovo 29-oji – Lietuvos įstojimo į NATO diena; Didysis penktadienis. Kovo dvidešimt devintoji, penktadienis, (penktoji 13-osios metų savaitės diena), iki Naujųjų metų lieka 276 dienos. Savo vardadienius šiandien švenčia Almantė, Bertoldas, Kleopatra, Manvydas, Sandra; rytoj: Ferdinandas, Gvidonas,...

Penktadienio rytą vyras ginklu nušovė policijos pareigūne

Šalčininkuose, namuose, penktadienio rytą vyras ginklu nušovė savo sutuoktinę, dirbusią policijos pareigūne. „6.09 val. gautas pranešimas, kad vyras mirtinai ginklu sužeidė moterį, gimusią 1982 metais. Netrukus, prieš atvykstant pareigūnams, jis pats nusišovė“, – Eltai sakė Vilniaus...

Astrologinė prognozė kitai savaitei. Vienam ženklui ateinanti savaitė bus pilna iššūkių ir galimybių

Astrologinė prognozė kitai savaitei, balandžio 1–7 dienoms. AVINAS Savaitės pradžioje galite lankytis toliau nuo namų arba jau grįžti iš viešnagės. Tikėtinos kalbos apie komandiruotę, kelionę, aktualius projektus, arba teks rimtai mokytis, dirbti, užsiimti logistika, pervežimais. Pasistenkite...

Astrologinė prognozė kovo 29-ajai, penktadieniui

AVINAS. Tai gali būti finansinių reikalų diena. Jeigu šioje srityje viskas sutvarkyta, apmokėta, tuomet mintys suksis apie meilės troškimus, erotiką, domins sportas bei pramogos. JAUTIS. Tarp jūsų ir aplinkinių šiandien užsimegs geras ryšys. Tikėtinas naudingas...

Žaliasis L. Rimgailės Velykų pyragas su zuikučiais ištirpdys mažųjų širdis: jam ingredientų įsigysite pigiau...

Iškepusi daugybę kepinių šventėms ir kasdienai, verslininkė, desertinės „Liu Patty“ įkūrėja Liucina Rimgailė nuolat stebina išmone. Pavyzdžiui, kas galėtų pagalvoti apie velykinį pyragą su špinatais? Jis ne tik sveikesnis už daugybę saldumynų, puošnus, primenantis...

Įvairiaspalvė Turkija: kodėl keliautojai ją renkasi būtent pavasario atostogoms?

Populiarumu su Turkijos kryptimi lietuvių keliautojų tarpe mažai kas galėtų pasirungti, tad svajojantiems apie turiningas  atostogas, stebinančius bei išskirtinę kokybę siūlančius  viešbučius ir tobulus orus verta nedelsti – sezonas į šią saulėtą šalį jau...

Sekmadienį pereisime prie vasaros laiko

    Šį sekmadienį Lietuvos gyventojai turės prisitaikyti prie vasaros laiko, pasukdami laikrodžius valanda į priekį. Tai atsitiks kovo 31-ąją naktį, trečią valandą. Iki spalio 26 d., kuris taip pat yra sekmadienis, Lietuva laikysis vasaros laiko,...

Kovo 28-oji: vardadieniai, astrologija, dienos INFO

Kovo dvidešimt aštuntoji, ketvirtadienis, (ketvirtoji 13-osios metų savaitės diena), iki Naujųjų metų lieka 277 dienos. Savo vardadienius šiandien švenčia Girmantė, Odeta, Rimkanta, Rimkantas, Rimkantė, Siksta, Sikstas, Vigailė; rytoj: Almantė, Bertoldas, Kleopatra, Manvydas, Sandra; poryt: Ferdinandas, Gvidonas, Meda,...
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img